Privacybeleid persoonsgegevens sollicitatieprocedure

1. Soorten verwerkte gegevens

Persoonlijke identificatiegegevens, zoals naam en adres;
Elektronische identificatiegegevens, zoals e-mailadres, gsm-nummer en cookies;
Persoonlijke gegevens zoals leeftijd, geslacht, geboortedatum, geboorteplaats, burgerlijke stand, nationaliteit en taal;
Immigratiestatus, zoals het bestaan van een geldige werkvergunning in België;
Psychische beschrijving, zoals persoonlijkheid d.m.v. een psychotechnische test;
Onderwijscurriculum;
Professionele kwalificaties, zoals professionele opleiding en bezit van een rijbewijs;
Professionele ervaring;
Lidmaatschap/deelname aan professionele organisaties;
Publicaties;
Informatie betreffende de huidige baan;
Informatie betreffende de rekrutering;
Informatie betreffende het einde van de betrekking;
Gegevens betreffende de loopbaan;
Gegevens betreffende de organisatie van het werk;
Salarisgegevens;
Evaluatie;
Functieopleiding;
Beelden;
Gegevens m.b.t. veiligheid, zoals het wachtwoord;
Gegevens m.b.t. vrijetijdsactiviteiten en interesses
…

Kandidaten zijn in principe nooit verplicht om zogenaamde gevoelige informatie bekend te maken, zoals gedefinieerd door de privacywetgeving, behalve wanneer dit specifiek wettelijk vereist is of is toegestaan door een bepaalde omstandigheid. Dit is de reden waarom wanneer een kandidaat een aanvraagformulier of een profiel invult of op welke manier dan ook met Metropool 4x4 NV handelt, hij/zij over het algemeen wordt gevraagd om geen informatie van dit type te verstrekken, met andere woorden, details die uw ras of etnische afkomst, politieke opvattingen, religieuze of filosofische overtuigingen of lidmaatschap van een vakbond onthullen, maar ook genetische of biometrische gegevens, informatie over uw gezondheid of informatie over uw seksuele activiteiten of oriëntatie, strafrechtelijke overtuigingen en overtreding.

2. Verzameling gegevens

Uw persoonsgegevens worden op verschillende manieren verzameld.

1. Sturen van een kandidatuur

Metropool 4x4 NV verwerkt alle gegevens die de kandidaten doorgeven wanneer ze een inschrijvingsformulier invullen, ofwel als reactie op een vacature, ofwel als spontane sollicitatie.

Om deze inschrijvingsformulieren in te vullen worden de kandidaten verzocht hun contactgegevens (naam, voornaam, telefoonnummer en e-mailadres) en een CV door te geven.

Eens de kandidaten deze gegevens aan Metropool 4x4 NV hebben doorgegeven, kunnen ze zich indien gewenst inloggen op hun persoonlijke en beveiligde profiel om de doorgegeven gegevens te wijzigen en/of hun profiel aan te vullen met bijkomende gegevens m.b.t. de hierna uiteengezette doeleinden: professionele ervaring, opleiding, beheerste talen, gewenste salaris, foto enz.

2. Sturen van een kandidatuur via mail, post of persoonlijke afgifte

Metropool 4x4 NV verwerkt alle gegevens die de kandidaten doorgeven wanneer ze hun kandidatuur doorsturen via mail, post of persoonlijke afgifte, ofwel als reactie op een vacature, ofwel als spontane sollicitatie.

Eens de kandidaten deze gegevens aan Metropool 4x4 NV hebben bezorgd, worden ze gekoppeld aan onze wervingstool en kunnen ze zich indien gewenst inloggen op hun persoonlijke en beveiligde profiel om de doorgegeven gegevens te wijzigen en/of hun profiel aan te vullen met bijkomende gegevens m.b.t. de hierna uiteengezette doeleinden: professionele ervaring, opleiding, beheerste talen, gewenste salaris, foto enz.

3. Sturen van een kandidatuur door een HR Partner

Metropool 4x4 NV verwerkt alle gegevens die HR Partners doorgeven wanneer ze een kandidatuur doorsturen via mail, ofwel als reactie op een vacature, ofwel als spontane sollicitatie.

Eens de HR Partner deze gegevens aan Metropool 4x4 NV heeft bezorgd, worden ze bewaard in de interimdatabank.

4. Telefonisch en/of videogesprek

Wanneer kandidaten beslissen om de voorgenoemde gegevens te verschaffen via een inschrijvingsformulier en/of via een spontane sollicitatie, aanvaarden ze uitdrukkelijk dat Metropool 4x4 NV deze gegevens gebruikt om hen per telefoon, videogesprek en/of per mail te contacteren om bijkomende informatie te verkrijgen over de diensten aangeboden door Metropool 4x4 NV en, indien gewenst, om bijkomende informatie te geven over hun professionele verwachtingen.

5. Sollicitatiegesprek

Wanneer de kandidaten een gesprek bij Metropool 4x4 NV aanvaarden, aanvaarden ze uitdrukkelijk dat Metropool 4x4 NV hun persoonsgegevens gebruikt om hen op dit gesprek uit te nodigen, om hen tijdens dit gesprek te evalueren, met name door middel van psychotechnische tests en om de verschafte referenties en informatie te controleren. Het voorafgaande impliceert o.a. dat Metropool 4x4 NV contact opneemt met de bedrijven en/of instellingen aangegeven door de kandidaat.

3. Doel van de gegevensverwerking

Deze informatie wordt verwerkt door Metropool 4x4 NV om nieuwe werknemers te werven en kandidaturen te analyseren en beheren. Dit houdt in:

Het inzamelen van gegevens via een inschrijvingsformulier of een spontane sollicitatie, het persoonlijke profiel van de kandidaat, een telefonisch of videogesprek, een rechtstreeks gesprek, psychotechnische tests, persoonlijkheidsvragenlijsten enz.
De bewaring van deze gegevens;
De raadpleging van deze gegevens;
De verificatie en de analyse van deze gegevens;
Het produceren van statistieken, marktonderzoeken... teneinde de ervaring van de kandidaat te verbeteren;
Proactieve communicatie over nieuwe vacatures die overeenkomen met de professionele verwachtingen aangegeven door de kandidaten in het inschrijvingsformulier en/of op hun profiel; dit kan ook nieuwe vacatures betreffen van andere ondernemingen uit de groep waartoe Metropool 4x4 NV behoort.

Het is omdat de kandidaat zijn / haar toestemming hiervoor heeft gegeven dat Metropool 4x4 NV deze persoonlijke gegevens kan verwerken. Metropool 4x4 NV moet deze gegevens verzamelen om de bovengenoemde doeleinden te bereiken. Zonder deze gegevens is Metropool 4x4 NV niet in staat om bijvoorbeeld ontvangen sollicitaties correct te behandelen.

Dit gezegd zijnde, gezien deze gegevensverwerking enkel gebaseerd is op de instemming van de kandidaat, kan de kandidaat altijd zijn instemming intrekken zonder afbreuk te doen aan de rechtmatigheid van de gegevensverwerkingen die voor de intrekking van de toestemming plaatsvonden.

4. Het delen van persoonlijke gegevens

De gegevens van de kandidaten worden enkel gedeeld met:

De kandidaten zelf;
De betrokken medewerkers gelinkt aan de vacature van Metropool 4x4 NV;
De onderaannemers van Metropool 4x4 NV (bijvoorbeeld de HR Partners, de partners in assessments, de hostingprovider(= de aanbieder van wervingstool)) voor zover het nodig is voor de uitvoering van hun taken of indien de wet dit vereist.
Overheidsinstanties indien de wet dit vereist.

5. Bewaartermijn persoonlijke gegevens

Wanneer de kandidaten een inschrijvingsformulier invullen, een spontane sollicitatie sturen en/of hun persoonlijke profiel invullen, stemmen ze uitdrukkelijk in dat hun gegevens in een database beheerd door Metropool 4x4 NV bewaard worden.

De gegevens worden zolang bewaard als nodig is voor het wervingsproces van de betreffende kandidaat, voor de bestaande vacatures waarvoor hij/zij belangstelling heeft getoond en tijdens 36 maanden na het einde van het bijbehorende selectieproces, waarmee Metropool 4x4 NV tijdens deze periode de administratieve en juridische opvolging van deze aanvraag kan beheren, maar ook om de kandidaat nieuwe vacatures aan te bieden die kunnen voldoen aan zijn/haar professionele verwachtingen. In uitzonderlijke omstandigheden kunnen de gegevens echter langer worden bewaard als een administratieve en wettelijke monitoring vereist dat deze langer wordt bewaard.

De kandidaten worden per e-mail 4 weken voordat hun gegevens moeten worden verwijderd op de hoogte gebracht. Kandidaten kunnen dan, als ze dat willen, expliciet Metropool 4x4 NV vragen hun gegevens langer te behouden, zodat Metropool 4x4 NV hen proactief kan contacteren om een vacature aan te bevelen die voor hen interessant kan zijn. In dit geval wordt dezelfde procedure toegepast vóór het einde van deze nieuwe periode van 36 maanden, enzovoort. Als de kandidaten aan het einde van deze periode van 4 weken niet reageren, worden de gegevens automatisch en definitief verwijderd.

De gegevens van kandidaten die bij Metropool 4x4 NV via een HR Partner tewerkgesteld zijn, zullen worden bewaard zolang als nodig voor het bereiken van de respectievelijke doeleinden. De gegevens van kandidaten die bij Metropool 4x4 NV via een HR Partner zijn binnengekomen en niet werden weerhouden, worden automatisch na 36 maanden na het einde van het selectieproces, verwijderd uit onze interimdatabank.

Van zodra een kandidaat wordt aangeworven, zullen zijn/haar gegevens worden bewaard in het persoonlijke dossier van onze werknemersadministratie om zo de verdere loopbaan te kunnen begeleiden.

6. Uw rechten

Kandidaten hebben, door zich in te loggen op hun persoonlijke profiel, op elk moment het recht op toegang tot, bewerken, verbeteren en verwijderen van hun persoonlijke gegevens. Ze zijn ook vrij om hun toestemming voor de verwerking van hun persoonlijke gegevens in te trekken. Deze intrekking zal automatisch leiden tot een onmiddellijke en onherroepelijke verwijdering van hun persoonlijke gegevens.

Door een gedateerd, ondertekend verzoek (inclusief elektronisch) per e-mail naar jobs@metropool.be of per post samen met een identiteitsbewijs te sturen, kan elke kandidaat een gratis exemplaar (inclusief elektronisch) van zijn/haar persoonlijke gegevens krijgen van Metropool 4x4 NV, en krijgt toegang tot het corrigeren of verwijderen van onjuiste of onvolledige gegevens, of het gebruik ervan beperken, binnen 1 maand na ontvangst van het verzoek. Alle kandidaten hebben ook het recht om hun gegevens over te dragen. Na deze deadline van 1 maand kan de kandidaat aannemen dat zijn/haar verzoek is afgewezen als er geen antwoord of reactie van Metropool 4x4 NV is.

Als Metropool 4x4 NV de betrokken gegevens heeft doorgegeven aan andere personen, neemt Metropool 4x4 NV alle redelijke maatregelen om deze personen op de hoogte te stellen van het verzoek om zo elke link naar deze gegevens of een kopie of reproductie ervan te verwijderen.

Indien kandidaten een klacht willen indienen, kunnen ze dit doen bij de Gegevensbeschermingsautoriteit

// de Commissie voor de bescherming van de persoonlijke levenssfeer, Drukpersstraat, 35 te 1000 Brussel, www.privacycommission

7. Bescherming van uw gegevens

De persoonsgegevens van de kandidaten die via de wervingstool worden verzameld worden in België verwerkt en in een datacenter in Nederland opgeslagen.

De persoonsgegevens van de kandidaten die via mail/brief/…rechtstreeks of via werving- en selectiepartners Metropool 4x4 NV worden ontvangen, worden in België verwerkt door Metropool 4x4 NV.

De aanbieder van de wervingstool neemt alle gepaste technische en organisatorische maatregelen om de gegevens van de kandidaten te beschermen, in het bijzonder tegen bewerking en toegang door onbevoegden, en doet alle mogelijke moeite om ervoor te zorgen dat deze maatregelen zo up-to-date mogelijk zijn. Hierbij wordt rekening gehouden met de huidige kennis, de implementatiekosten en de aard, het bereik, de context en het doel van het gebruik van de gegevens en de risico’s voor de kandidaten.

Gezien de wet betreffende de persoonlijke levenssfeer soms aangepast en verbeterd wordt, kan het huidige document ook aangepast worden. Metropool 4x4 NV raadt u daarom aan om het regelmatig te raadplegen als u zijn websites bezoekt en zal ervoor zorgen dat de eventuele wijzigingen of aanpassingen duidelijk aangegeven worden.